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La Transformación Digital, una oportunidad para todo tipo de empresas

La transformación digital en nuestro país no ha hecho más que empezar., definiéndose como un cambio tecnológico que va a cambiar la sociedad y la economía.

Aunque también es cierto que la transformación digital ha empezado a impregnar las empresas y que ya no hay vuelta atrás. De hecho, esta revolución tecnológica, que ha llegado a ser equiparada a la llegada de la electricidad, proporcionará una nueva manera de entender los procesos en el seno de las empresas.

La transformación digital de las empresas es un concepto que conlleva otros asociados como la innovación, cambio de paradigma en los procesos, en definitiva, una nueva manera de llevar a cabo los objetivos empresariales y nuevos métodos que sumarán eficiencia, ahorro, optimización de recursos y mucho más.

Algunas de las principales virtudes de la transformación digital que hoy ya están redefiniendo la manera de trabajar de las empresas son:

  • Digitalización de procesos: la captura, análisis y procesamiento de información de manera digital ya se está implantando con fuerza. Con ventajas evidentes en cuanto a costos de tiempo y dinero, la digitalización de procesos manuales en la empresa, cada vez más, es una realidad.
  • Automatización: en este caso podemos decir que es una de las palancas principales de la digitalización de la información. Por tanto, va muy ligada al punto anterior. El poder automatizar procesos ayuda a reducir errores y costos operativos.
  • Conectividad: la transformación digital ayuda a unir flujos en una red conectada de trabajo que facilita la realización de las tareas y acorta plazos de tiempo gracias a aumentar la eficiencia.
  • Más cerca del cliente: una de las ventajas más conocidas de los procesos de transformación digital es la mejora de la comunicación. Así, las áreas que tienen un contacto directo con el cliente son las que están facilitando las bondades de la transformación digital en la empresa. Por este motivo, áreas como Marketing, Comunicaciones y Servicio al Cliente, están siendo las primeras en implantar nuevos procesos digitales.

Una vez conocidas algunas de las principales ventajas de la implantación de la transformación digital en los procesos de la empresa, también se deben tener en cuenta beneficios tan tangibles como la mejora en los resultados del negocio. De hecho, recientes estudios sobre la transformación digital estiman importantes crecimientos en los sectores que hoy ya cuentan con un grado de maduración digital relevante.

Aunque es difícil determinar una fórmula de éxito para todas las empresas, sí que es cierto que para lograr una transformación digital global existe ejes imprescindibles en los que una empresa debe centrarse para dar el salto a la transformación digital.

Antes de dar el paso a la transformación digital del negocio, surgen dudas razonables en relación a la implantación, costo, seguridad y compatibilidad con los procesos vigentes. De hecho, nuevos conceptos tecnológicos como Cloud Computing, Internet de las Cosas (IoT), BI o Big Data, entre otros, seguramente concentran el debate de estas dudas en el seno de la empresa en la actualidad.

Aunque antes de llegar a incorporar estos conceptos en los procesos de la empresa hay que seguir con paso firme en el camino de la transformación digital desde de la base. Pero no sólo se trata de una base técnica, es decir, de migración de un sistema a otro, sino de un cambio de mentalidad. La digitalización ha llegado para quedarse y no solo va a afectar áreas como marketing o ventas, sino que será una transformación global de las organizaciones empresariales.

En el salto digital de las empresas hay procesos que pueden verse realmente beneficiados, principalmente aquellos relacionados con el “core” del negocio. En este caso, la incorporación de nuevos flujos de gestión de datos y de procesos, pueden sumar eficiencia a la empresa. Además, si se da un paso más allá en la gestión de las operaciones y los transformamos en información que nos ayude en la toma de decisiones, habremos convertido los datos fruto de la gestión en inteligencia empresarial.

No se puede obviar que las grandes empresas son las que hoy empiezan a hacer una apuesta clara por la transformación digital. Seguramente, la falta de tiempo y de recursos son algunos de los grandes escollos para las PYME cuando se piensa en dar el salto tecnológico, aunque lo cierto es que los beneficios superan con creces la inversión.

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Contar con un Plan de Continuidad de Negocios (BCP) para sobrevivir

Todos sabemos que se debe estar preparado para desastres que podrían interrumpir los negocios. Normalmente se implementan salvaguardas para ataques cibernéticos, cortes de energía, fallas en los equipos y desastres naturales: eventos que ocurren con la frecuencia suficiente para garantizar nuestra atención y donde las amenazas e impactos son bien entendidos. Pero, ¿cómo prepararnos para un desastre que toma a todos, empresas, gobiernos, completamente desprevenidos?

¿Cómo podemos equipar a nuestro negocio para un evento potencialmente devastador como la pandemia COVID-19, cuando su probabilidad parece remota? ¿Cómo equilibrar esta necesidad con la necesidad de prepararnos para interrupciones más comunes y frecuentes como el clima extremo y los desastres naturales?

El efecto reciente del COVID-19 nos lleva a priorizar las amenazas que hemos encontrado más recientemente. Es mucho más probable que prestemos atención a la planificación y la preparación para una pandemia en el futuro de lo que lo hicimos anteriormente.

El hecho cierto es que debemos estar preparados para una amplia gama de riesgos que pueden afectar nuestro negocio. 

Evidentemente, existen límites para los presupuestos y los recursos, y cada empresa tiene sus prioridades individuales, pero si deseamos estar preparados para lo inesperado, debemos priorizar tres principios:

1. Balance de riesgos y costos

Incluso si tuviéramos un presupuesto infinito, aún así tendríamos que priorizar nuestras aplicaciones y sistemas en función de lo críticos que sean para nuestro negocio. La preparación para lo desconocido consiste en tratar de lograr el equilibrio correcto.

Debemos comenzar por identificar nuestras prioridades y presupuesto. Podemos basar nuestras decisiones en los eventos que tienen más probabilidades de ocurrir y cuáles tendrán el mayor impacto en el negocio, pero no podemos, especialmente teniendo en cuenta lo que hemos experimentado con COVID-19, descartar la posibilidad de desastres que ocurren de manera imprevista.

Debemos considerar el impacto que cada desastre tendrá en nuestro negocio y utilizar los recursos en consecuencia para reducir el riesgo.

2. Contar con un Plan de Continuidad de Negocios (BCP) y probarlo

¿Qué pasaría si ocurre un desastre y un tercio de nuestra fuerza laboral no puede llegar al trabajo? ¿Aún podríamos ejecutar los sistemas? ¿Aún podríamos proporcionar los servicios que necesitan nuestros clientes? ¿Seríamos capaces de recuperarnos?

Cuando ocurre un desastre, si no hemos tomado las precauciones necesarias, es demasiado tarde para actuar de manera efectiva. Nos encontraremos en modo reactivo, poniéndonos al día en lugar de implementar una respuesta.

Por lo tanto, debemos elaborar un Plan de Continuidad de Negocios (BCP) que incluya el análisis de impacto al negocio, el análisis de riesgos, el manejo de la crisis y la recuperación de desastres. Debemos saber cuáles son nuestras aplicaciones más importantes para la misión y el negocio y asegurarnos que estén protegidas.

Asimismo, planificar varios escenarios para asegurarnos de tener todas las bases cubiertas. Asegurarnos que todos entiendan el plan y conozcan su papel una vez que se haya implementado. Luego, probar continuamente el plan y realizar los ajustes y cambios necesarios a medida que avanza el entorno de TI y evoluciona el panorama de amenazas.

3. Diversificar el riesgo

Como mencionamos antes, ¿qué sucede si un desastre corta a un número considerable de nuestra fuerza laboral? Cada plan necesita contingencias, y es posible que no tengamos al personal disponible para llevar a cabo todo el plan.

Por ello, debemos diversificar el riesgo, analizar las responsabilidades que podemos transferir a un tercero para que, en caso de una emergencia, no estemos luchando solos para llevar a cabo el plan. Al contar con un conjunto diversificado de capacidades, nuestro negocio tendrá una mayor probabilidad de supervivencia.

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La importancia de la Gestión por Procesos para iniciar la Transformación Digital

La gestión por procesos es la base en toda organización para iniciar programas de mejora u optimización, enmarcados dentro de la Calidad Total.

La gestión por procesos incluye el análisis, la definición, el mapeo y la diagramación de los procesos y procedimientos, tanto a nivel de los procesos estratégicos, de los procesos misionales y de los procesos de soporte de una organización. Esta óptica o «fotografía del momento» constituye el «As Is», es decir, la forma cómo se están desarrollando los procesos en la organización en la situación actual.

En una siguiente etapa se realiza el rediseño o mejora de los procesos mapeados, llegando a la óptica del «To Be» o cómo deben desarrollarse los procesos. Este es justamente el punto de partida para pensar en un proceso de Transformación Digital en cualquier organización, ya que se debe buscar la mejora o innovación de los procesos misionales u operativos antes de iniciar un proceso de transformación, de tal forma que se pueda atender los requerimientos de los clientes en el menor tiempo posible y con la calidad esperada.

No es lógico empezar un proceso de Transformación Digital sin realizar primero el rediseño de los procesos misionales, ya que si no lo hiciéramos así, estaríamos «transformando» o «automatizando» procesos deficientes o que no han sido optimizados pensando en el cliente final, por lo que requieren aún de un proceso previo de mejora o rediseño.

Una vez rediseñados los procesos misionales u operativos, aplicando innovación y agilidad en los cambios, podremos realizar el proceso de Transformación Digital en las organizaciones, con el ciclo que se muestra a continuación: